A CLT – Consolidação das Leis do Trabalho brasileira considera empregador a empresa, individual ou coletiva, que assumindo riscos da atividade econômica, admite, assalaria e dirige a prestação pessoal de serviço, observando esta definição vejamos as dicas a seguir sobre admissão de colaborador.

Anteriormente a admissão de um colaborador perpassava por uma quantidade enorme de papeis para sua concretização, hoje utilizamos um ambiente totalmente tecnológico, o chamado eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas). Este ambiente digital é um programa governamental que unificou em um sistema o processo de fechamento de folha e, assim, facilitou o cumprimento das obrigações trabalhistas. Com validade jurídica e fiscal, a ferramenta é vinculada à Receita Federal, ao Ministério do Trabalho, ao INSS e à Caixa Econômica Federal.

O eSocial simplifica o processo, mas aumenta o poder de fiscalização do fisco, devido ao eficiente cruzamento de dados criado para compilar as informações das relações trabalhistas e em especial da folha de pagamento. Várias inovações chegam com este projeto, como a Carteira de Trabalho Digital, ASO e laudos de segurança e medicina do trabalho totalmente integrados no eSocial.

Quem utilizava de atalhos para admitir oportunizado pelo fluxo de papeis utilizadosna formação de processos, teve que mudar de postura, pois a partir de agora todo processo é digital, todos os atos são declaratórios e as obrigações a cumprir da relação de trabalho é totalmente digital. Os eventos ocorridos na relação trabalhista como admissão, férias, rescisão e demais informações são enviadas ao eSocial sob pena de multa,  deixando os empregadores como alvo fácil da fiscalização, portanto as regras e obrigações deverão ser cumpridas rigorosamente.

Via de regra os eventos deverão ser enviados com antecedência, obrigatoriedade antes do fato ocorrer a informação já deve está posta no eSocial. Tomando como exemplo, na admissão de um novo colaborador, a empresa terás que enviar um evento informando ao eSocial com antecedência de 01 (um) dia ao início de trabalho, ou seja, ao chegar na empresa este colaborador já estará com seus dados declarados no eSocial pela empresa contratante.

Qual a importância de um processo de admissão bem-sucedido?

Existe um ditado que diz: “Tudo que começa errado, termina errado”. A premissa inicial é que fazer um contrato mal elaborado é criar exposição e vulnerabilidade na relação, gerando possibilidades de prejuízos para empresa, contudo se fizer a admissão bem sucessiva, tanto a empresa quanto o colaborador terão ganhos. Assegure ao seu colaborador um ambiente seguro e estável. Desta feita, sugerimos os seguinte passos:

Recrutamento e Seleção

Momento de planejamento da vaga e conhecimento dos critérios do trabalho por parte do trabalhador. Pular essa etapa na fase de contratação é por de lado um dos momentos mais importantes, pois desde o estudo das atividades que serão desenvolvidas até o momento de encaixar o perfil do trabalhador para as atividades, nesta fase observa-se tanto as exigências legais quanto às gerenciais.

Firmar um compromisso é o abjetivo da contratação, e como faze-lo sem um prévio conhecimento do que será executado e por quem? E melhor, quais os objetivos a serem alcançados pela execução do serviço e como deverei recompensá-lo? São várias as perguntas que poderão nortear uma contratação coerente.

Segundo a Econet Editora “Deverá a empresa analisar as atividades que serão exercidas, para se chegar a um enquadramento correto da função a ser contratada. Sendo que, se utilizado corretamente o recrutamento, este é uma ferramenta que trará sucesso nas contratações junto ao mercado de trabalho.
Ademais, deverá o setor de recursos humanos da empresa avaliar se o perfil profissional do candidato traz os requisitos que o cargo exige, e ainda, se possui as características desejadas pela empresa.
Quando no processo de seleção, a empresa deverá disponibilizar a descrição dos cargos ofertados, levando em conta as atividades que deverão ser desempenhadas e o salário compatível ao nível de qualificação em que se está buscando.
Caso não haja um processo de seleção de qualidade a empresa poderá ter resultados negativos, como por exemplo, a grande rotatividade de pessoal, aumentar os custos no processo de recrutamento e baixa qualidade profissional.
Para que a empresa atinja qualidade em seu processo seletivo, deverá analisar todas as fases do recrutamento e seleção. Entre os pontos que deverão ser analisados: buscar perfil do candidato através de empresas especializadas, anúncios internos e/ou externos, o modo de seleção através de testes, entrevistas, dinâmicas em grupo e por fim verificar a saúde financeira da empresa e quanto poderá custar o processo de seleção.”

 Qualificação Cadastral do Trabalhador

Este procedimento nasceu com e-Social, por tanto é importante avaliar os dados do candidato ao emprego. A qualificação cadastral nada mais é que a verificação dos dados do empregado na Receita Federal  e na Caixa Econômica Federal. Com o nome completo do empregado, data de nascimento, CPF e às vezes o número do PIS ou NIT do empregado é possível avaliar os dados do mesmo.

Estando com erros no cadastro a empresa informará ao empregado para que seja resolvida a inconsistência apresentada.

Enquanto não conseguir validar o cadastrado a empresa não poderá contrata-lo, desta feita a empresa analisa se deve recrutar antes de qualificar ou não, sendo mais seguro só recrutar após a devida qualificação dos dados do trabalhador.

Qualificação Cadastral poderá ser feita pela empresa ou pela contabilidade no endereço abaixo:

http://consultacadastral.inss.gov.br/Esocial/pages/index.xhtml

ASO – Atestado de Saúde Ocupacional

Após a empresa ter feito a seleção do candidato e avaliado a qualificação cadastral, agora é hora de enviar o empregado para seu médico ou empresa especializada em segurança e medicina do trabalho para realizar o EXAME ADMISSIONAL, obrigatório pela CLT em seu artigo 168. Os custos com os exames e consultas médicas é todo do empregador, e não há previsão legal que permita que o funcionário faça “teste” antes de iniciar o trabalho, ou mesmo labore sem antes tenha sido avaliado pelo médico e indicado se o mesmo está apto ou não a trabalhar.

Estando o empregado APTO, então agora é hora de começar o processo de admissão.

Observe o fluxograma indicado para uma boa admissão:

Para registrar o empregado deverá a empresa enviar ao DP os documentos abaixo, que junto com os demais dados que serão colhidos posterior:

 O empregador enviará para o DP juntamente com a documentação do colaborador dados para a confecção do contrato de trabalho. Gentileza, responder as seguintes perguntas:

O contrato de trabalho será por prazo indeterminado ou determinado?

O contrato de trabalho terá período de experiência? Quantos dias ou períodos?

Quais atividades serão desenvolvidas pelo funcionário?

(Descreva todas atividades possíveis, será importante para o enquadramento da melhor função/cargo, exemplo: faz vendas, recebe os valores das vendas, entrega malote, faz pagamento, faz conferência, limpa o ambiente…)

Qual a projeção da data de admissão? Levando em conta o prazo de 1 (um) dia

Qual será o salário contratual?

Qual o horário de trabalho?

Havendo horas extras a empresa pagará normalmente na folha as horas excedidas ou utilizará a compensação de horas?

Havendo horas extras a empresa pagará normalmente na folha as horas excedidas ou utilizará o banco de horas?

O Descanso Remunerado será em qual dia? (Domingo, sábado, outro)

Haverá pagamento de Vale-Transporte?

Qual departamento? (administrativo, operacional…)

Repassará vale-refeição?

Terá Assistência Médica ou Odontológica? (Plano de Saúde)

O pagamento do salário será via banco ou em dinheiro?

Há mais algum benefício ou observação a incluir no contrato de trabalho?

NÃO HAVERÁ ADMISSÃO COM DATA RETROATIVA.

Enviado os documentos para o DP, a empresa vai projetar a data de admissão do novo colaborador, sabendo que ele só pode trabalhar 1 dia após a contabilidade enviar o evento de admissão para o e-Social, ou seja, se a contabilidade enviar hoje, só poderá iniciar o trabalho amanhã.

Não seja multado, siga as orientações contidas neste artigo, se for fiscalizado e estiver com funcionários fora dos padrões legais, poderá receber multas:

R$ 800,00 por empregado para empresas optantes do Simples Nacional

R$ 3.000,00 por empregado para empresas não optantes do Simples Nacional.