Como vimos no artigo anterior, os orçamentos funcionam como roteiros para o futuro financeiro da entidade, e também para seus projetos e atividades financiadas por terceiros. Quando estabelecemos orçamentos por áreas, para os projetos, e para a organização como um todo, todos que fazem parte da equipe precisam saber sobre as metas que foram almejadas e os parâmetros que deverão ser seguidos. Por isso hoje vamos falar sobre como elaborar um orçamento.
Somente com um efetivo acompanhamento orçamentário será possível avaliar, a qualquer momento, o cumprimento em relação ao que foi planejado, podendo, diante do resultado dessa análise, ser realizados os devidos ajustes conforme seja a necessidade. Essa verificação e correção de possíveis distorções deve ocorrer ao longo do ano ou durante o período de execução do projeto, para garantir que as metas estipuladas sejam atingidas ou até mesmo superadas.
O exercício de elaborar um orçamento não é tão complexo quanto se imagina. Na verdade, pode ser uma tarefa até prazerosa e simples, além de uma excelente oportunidade de conhecer melhor e aprender mais sobre a instituição e os projetos que ela executa.
Como toda nova tarefa, o início parece ser um pouco complicado, mas depois que pegamos jeito as coisas começam a fluir mais tranquilamente.
Primeiros passos para elaborar um orçamento
Para e elaboração do orçamento, deve-se, inicialmente, apurar as seguintes informações:
Identificação das despesas fixas – De acordo com o que foi apurado nos últimos 2 ou 3 anos, ou em projetos semelhantes executados anteriormente, é possível ter uma boa noção das despesas fixas que ocorrerão também no próximo exercício/projeto. As despesas fixas são aquelas que não se alteram com flutuações na receita, nas atividades, ou nos serviços, como por exemplo: o aluguel da sede, e o custo com o pessoal administrativo.
Identificação das despesas variáveis – As despesas variáveis são aquelas que aumentam ou diminuem de acordo com as atividades e os projetos realizados da entidade. Tomando-se por base as metas definidas pela entidade, verificando o comportamento passado e as tendências futuras do setor em que atua, é possível identificar quais despesas variáveis podem vir a ocorrer no ano seguinte ou no próximo projeto. Por exemplo: aluguel de um novo espaço para a execução do projeto, e a contratação de equipe para atuar no projeto.
Estimativa de novas despesas para o próximo ano ou projeto – De acordo com o planejamento de longo prazo definido pela entidade, é possível identificar quais os projetos ou atividades e as respectivas metas que estão previstas para serem realizadas no próximo ano. Essas metas precisam ser desmembradas em etapas e ações, necessitando ser estipulados os valores a serem investidos, e os prazos para a sua execução. Para tanto, os planos de trabalho correspondentes a projetos futuros são essenciais para a estimativa de novas despesas.
Projeção da receita esperada para o próximo ano ou projeto – Após identificar e listar as despesas previstas (fixas, variáveis e futuras), chega o momento de verificar o quanto de recursos a entidade possui, e quanto necessitará captar para alcançar as metas. Nessa fase, além de quantificar, é importante identificar as possíveis fontes de receita. Nesse levantamento é recomendável segregar e mensurar as receitas próprias, as doações e as parcerias celebradas com o poder público, dentre outras possibilidades de captação de recursos, bem como identificar as gratuidades e os serviços voluntários recebidos.
O próximo passo é cruzar as informações e avaliar se a despesa estimada corresponde à quantia que a entidade projetou captar. Caso essa receita não seja suficiente, é necessário identificar se existem outras maneiras de diminuir as despesas ou ampliar a fonte de recursos. Mas, caso a previsão de arrecadação supere a previsão das despesas, já é possível também planejar o destino a ser dado a esse possível superávit financeiro, sempre pensando no futuro da instituição.
Por isso é muito importante seguir o orçamento, analisar como a realidade se compara às projeções, e fazer as alterações cabíveis e atualizá-lo durante o ano ou período de execução, conforme necessário, para que o planejamento inicial não seja prejudicado.
Orçamento de projetos
Com relação aos projetos, além do levantamento das despesas e receitas, a elaboração do orçamento exige também a montagem do plano (ou cronograma) de desembolso, que é um planejamento encaminhado para o financiador de cada projeto para que este efetue as transferências financeiras nas datas previstas, a fim de que não haja interrupção nas ações devido a atraso no repasse dos recursos.
Este planejamento deve ser elaborado mediante o levantamento das necessidades financeiras de cada uma das fases de execução do projeto.
O cronograma de desembolso é um instrumento de grande relevância, uma vez que permite aos aportadores de recursos identificar o grau de conhecimento que os gestores das entidades possuem sobre os valores e prazos necessários para o cumprimento de cada meta, fase, etapa e ação da execução do projeto ou atividade, evitando, por exemplo, a solicitação de grandes volumes de recursos no início da execução, quando a maior parte dos gastos ocorrerão apenas na fase final do projeto/atividade.
FONTE: Nailton Cazumbá – escolaaberta3setor.org.br
