Por vários motivos uma empresa pode deixar de ter sua sede funcionando em determinado endereço. Através dos noticiários, devido às dificuldades da crise que o país atravessa, temos tido conhecimento de empresas que, recentemente, tem alterado o endereço de sua sede para um outro lugar onde o custo seja menor e outras que tem até mesmo encerrado suas atividades.

No caso das empresas que que continuam operacionais e que apenas alteraram o seu endereço, as providências devem ser de conhecimento de administradores e sócios e não podem deixar ser tomadas por profissionais adequados.

O primeiro passo é providenciar a alteração do contrato social da empresa para reformular a cláusula que informa o endereço da sede. Após a transcrição desta cláusula, consolida-se o texto do contrato social e leva-se a registro na Junta Comercial ou Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas competente devidamente assinado e com firma reconhecida.

A segunda etapa, após o registro da alteração contratual, é proceder à alteração do Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas – CNPJ, para informar o novo endereço. Aqui, o procedimento pode ser feito diretamente no site da Secretaria da Receita Federal e após o preenchimento do formulário necessário, este deve ser impresso, assinado com firma reconhecida e enviado ao endereço indicado pelo site, juntamente com uma cópia autenticada da alteração contratual que informa o novo endereço da empresa, devidamente registrada.

Por último e não menos importante, devem ser providenciadas as alterações no alvará de funcionamento, bem como nos cartões de registro de inscrição estadual e municipal e órgãos de classe, quando obrigatório. Quanto a estas alterações, dependendo do local onde a empresa fixará o seu endereço, os sites das prefeituras e governos locais costumam manter orientações e formulários com endereços de envio.

Na maioria das empresas, é de responsabilidade dos contadores providenciar todas estas alterações. Como a principal delas, que é a alteração do contrato social depende de aprovação e assinatura dos sócios, o profissional nada poderá alterar se este documento não lhe for encaminhado, devidamente formalizado.

As consequências pela falta de informação quanto à alteração de endereço das empresas aos órgãos públicos são graves. A primeira delas, é a de que os responsáveis não podem alegar o seu desconhecimento, ou seja, pela lei, ninguém poderá alegar que desconhece obrigações legais para se eximir de penalidades (artigo 3º do Decreto – Lei 4.657/1942).

Caso estas providências quanto à alteração de sede não venham a ser tomadas, sócios e administradores podem passar a responder solidariamente pelas dívidas da empresa, se estas forem objeto de cobrança judicial (vide artigo 50 do Código Civil e artigo 135 do Código Tributário Nacional).

Se a pessoa jurídica for a autora da ação que reivindica qualquer direito, seja de cobrança ou não, se esta não mantiver seus cadastros devidamente atualizados, ela pode ter a ação extinta, pelo fato de não ter recebido as intimações necessárias para dar andamento ao processo e com isso, sofrer prejuízos como a perda de tempo, do dinheiro das despesas relacionadas ao custo do processo e da perda do prazo para entrar com uma nova ação, se ainda for possível.

Não se pode deixar de mencionar, que quanto às penalidades pela falta de comunicação de alteração de endereço da empresa, incluem –se as multas, por sua vez, bastante elevadas.

A obrigação de informação de alteração do endereço decorre de norma legal, no caso, do Decreto-lei 5.844/1943, em vigor, que em seu artigo 195, determina como obrigação do contribuinte a informação da alteração no prazo de 30 dias. Não obstante, outras regras como as instruções normativas da Secretaria da Receita Federal e as demais emanadas dos Estados e Municípios, regulamentam a forma como a comunicação de alteração de sede deverá ser processada.

É perfeitamente compreensível que no cotidiano de sócios e administradores de empresa, providências burocráticas como estas não tomem lugar em suas agendas. Porém, caso não sejam de conhecimento e caso não sejam executadas, trazem inúmeros aborrecimentos, os quais neste espaço, só pretendemos oferecer uma breve noção.

Assim, sempre que possível, deve fazer parte da rotina de sócios e administradores a verificação dos procedimentos quanto à regularização da empresa, com o fim de evitar danos maiores tanto para a pessoa jurídica, quanto para pessoa física de seus responsáveis e dirigentes.

FONTE: Valéria Gravino