A relação entre o Contador e o Empresário é uma das mais antigas e importantes do mundo dos negócios. Afinal é o contador que cuida da maior parte das obrigações com o fisco e mantém a regularidade de sua empresa.
O contador tende a ser um grande parceiro do empresário, até por que muitas vezes é o profissional de gestão mais próximo do empreendedor.
Porém, pode chegar um momento que o atual prestador não atenda todas as suas expectativas e você precise trocar o contador.
É um direito seu escolher o escritório contábil que atenderá a sua empresa se não estiver satisfeito. E este post vai detalhar como conduzir essa mudança para que não gere problemas a você e a sua empresa.
Trocar o contador – como cuidar disso
Trocar o contador é bastante simples. Isso somente irá requerer atenção, até por estarmos falando de algo tão importante para o empresário.
Normalmente a relação entre profissionais contábeis e escritórios é bastante amigável e profissional. Então você não vai se ver em uma briga entre leões e aquelas cenas de desacordo.
Até para evitar que isso ocorra o Conselho Federal de Contabilidade dá a sua contribuição através daResolução 987/2003. Nela está estabelecido que a responsabilidade técnica será regulada pelo Contrato (novo profissional) e pelo Distrato (antigo profissional).
Mas além destes documentos, é preciso cuidar de alguns passos nessa passagem de bastão, vamos a eles.
O que fazer – Com o antigo contador
Independentemente do que tenha motivado a troca de escritório, é muito importante tratar com profissionalismo essa mudança. Lembre-se que até aqui é o antigo contador que está realizando todas obrigações de sua empresa. Além disso ele detém de um grande conhecimento sobre o seu negócio.Vamos aos principais passos para cuidar disso da forma adequada:
1º Leia o Contrato de Prestação de Serviços
Sempre indico a todos, antes de trocar de contador e assinar o novo contrato, a ler contrato atual.
Na maioria deles há cláusulas que determinam as formas de rescisão impondo a necessidade de aviso prévio ou ainda de multa.
Verifique esses prazos para determinar corretamente a comunicação e o efetivo termino da relação.
2º Comunique sobre a mudança
Passo importante é a comunicação prévia da mudança e qual será o último mês dos serviços prestados.
Essa comunicação pode ser feita por e-mail. Garanta que ela tenha chegado à pessoa correta no escritório, solicitando um retorno avisando o recebimento.
É preciso que essa comunicação contenha:
- Informação clara de desistência do serviço;
- A data até quando será prestado o serviço;
- O novo profissional que irá prestar os serviços;
- E a solicitação de informações sobre os documentos da empresa, distrato e informações relevantes.
Para ajudar, segue abaixo um modelo simplificado:
“Olá,
Gostaria de comunicar que a partir do mês [INSERIR MÊS/ANO], irei transferir a contabilidade da empresa [NOME DA SUA EMPRESA] para outro escritório.
Gostaria de autorizar e pedir a gentileza de informar e repassar toda a documentação para a empresa [NOME DO NOVO ESCRITÓRIO] bem como de toda e qualquer informação relevante para a prestação dos serviços.
Também gostaria de me informar sobre a data para retirada das documentações e livros contábeis em seu escritório e assinatura do distrato da prestação de serviços.
Favor confirmar o recebimento deste e-mail.
Qualquer dúvida estou à disposição.
Atenciosamente,”
3º Leia e Assine o Distrato dos Serviços
Assim que o antigo contador enviar o Distrato de Prestação de Serviços, leia ele com atenção.Nele estarão informações sobre as obrigações realizadas, a entrega dos documentos, e principalmente, quais obrigações o escritório ainda será responsável considerando a competência dos serviços.
É isso mesmo! Mesmo após o contrato finalizado, podem existir obrigações que serão enviadas pelo antigo profissional. Isso pois existem obrigações a serem enviadas do período de quando o escritório ainda possuía responsabilidade técnica.
Um exemplo disso é a Escrituração Contábil Digital (ECD) . A obrigação enviada em determinado ano é referente as informações do ano anterior. Nesse caso, a declaração pode até ser entregue pelos dois profissionais (cada um de acordo com o período que atendeu a empresa).
É necessário dessa forma manter as procurações ativas até o fim da entrega dessas obrigações.
Bem, se tiver dúvidas neste ponto, converse com o novo profissional, ele poderá explicar quais obrigações ainda recai sobre o antigo profissional.
O que fazer – Com o novo contador
Imagino que você já tenha fechado o negócio com o novo contador. Apesar disso, seguem alguns pontos importantes nesta nova relação a serem observadas.
1º Contrato de Prestação de Serviços
Assim como a responsabilidade técnica do antigo contador é marcada pelo Distrato, a sua nova relação com o Escritório depende do Contrato.
Caso o Escritório não envie o documento, solicite ao contador, pois ele é que garantirá que os serviços serão prestados conforme negociado.2º Solicite um levantamento de regularidade
Assim que se inicia um novo cliente fazemos uma verificação de regularidade da empresa.
Desta forma é possível já sinalizar ao empresário alguma questão que possa implicar em penalidade e ônus ao empresário referente a eventos passados.
Solicite esse levantamento ao seu novo contador.
3º Entregue todas as informações necessárias
Para iniciar a entrega das obrigações e executar os serviços contábeis, o novo contador precisará de informações passadas.
Garanta que todas as informações solicitadas, como documentos da empresa, livros contábeis e senhas/procurações sejam entregues da forma adequada.
Aqui vale a pena lembrar de encaminhar qualquer informação relevantes para os serviços como a existência de débitos e parcelamento, pedidos de compensação e processos administrativos em andamento.
Sobre a troca de responsabilidade técnica do contador
Conforme você pode observar, os documentos importantes para determinar aonde terminam e começam a responsabilidade de um contador é o contrato e o distrato de prestação de serviço.
Cuide bem desses documentos, principalmente no que se relaciona as datas. Para não ficar sem contador na sua empresa combine o início exatamente com o fim do distrato.
Garanta também que os documentos e informações fluam entre os prestadores. Se tiver dificuldades, peça ajuda ao novo escritório, este com certeza irá contribuir para que você não tenha problemas em sua empresa.
FONTE: LEANDRO OLIVEIRA
