A apresentação da escrituração contábil, em especial do Livro Diário e do Livro Razão, pelas Microempresas ou Empresas de Pequeno Porte optante pelo Simples Nacional, dispensa a apresentação do Livro Caixa, todavia não implica a dispensa da apresentação dos demais livros fiscais exigidos na legislação. A elaboração da escrituração com base nos critérios e procedimentos simplificados não afasta a obrigatoriedade de apresentação dos demais livros fiscais exigidos na legislação. Dispositivos Legais: Lei Complementar nº 123, de 2006, arts. 26, 27 e 40. (Resolução CGSN nº 140/2018).

A Resolução CGSN n° 140/2018 prevê a obrigatoriedade da elaboração do Livro Caixa. A referida Resolução possui cunho fiscal. No entanto, o artigo 63, § 3°, prevê que a apresentação da escrituração contábil, em especial do Livro Diário e Razão, dispensa a escrituração do livro caixa.

Ainda, os profissionais de contabilidade estão obrigados a aplicar a ITG 2000, aprovada pela Resolução CFC n° 1.330/2011. Esta Resolução determina que a interpretação técnica (ITG 2000 R1) deve ser adotada por todas as entidades, independente da natureza e do porte, na elaboração da escrituração contábil, observadas as exigências da legislação e de outras normas aplicáveis, se houver.

Todas as empresas são obrigadas à manutenção da Escrituração Contábil, ainda que a legislação do Imposto de Renda permita que determinadas empresas, como é o caso das empresas optantes pelo Simples Nacional e pela tributação com base no Lucro Presumido, escriturem apenas o Livro Caixa.

A escrituração tão-somente do livro Caixa, para as empresas optantes pelo Simples Nacional ou tributadas com base no Lucro Presumido, trata-se de regra permissiva da legislação fiscal. Perante a legislação societária, falimentar, de licitação, etc., essas empresas são obrigadas à apresentação da escrituração do livro Diário e das demonstrações contábeis.

As microempresas (ME) as empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional poderão, opcionalmente, adotar contabilidade simplificada para os registros e controles das operações realizadas, conforme regulamentação do Comitê Gestor do Simples Nacional (Artigo 27 da Lei Complementar n° 123/2006),

Portanto, de acordo com a legislação vigente, a manutenção da escrituração contábil regular é obrigatória a toda pessoa jurídica, independentemente do tipo de tributação. Considera-se exceção a tal regra apenas o microempreendedor individual (MEI), conformeparágrafo único do artigo 65 e parágrafo 1° do artigo 97 da Resolução CGSN n° 94/2011.

O art. 63 da Resolução CGSN 140/2018 observado o disposto no art. 64 da mesma Resoulução, a ME ou EPP optante pelo Simples Nacional deverá adotar para os registros e controles das operações e prestações por ela realizadas: (Lei Complementar n° 123, de 2006, art. 26, §§ 2°, 4°, 4°-A, 4°-B, 4°-C, 10 e 11).

“I – Livro Caixa, no qual deverá estar escriturada toda a sua movimentação financeira e bancária;

II – Livro Registro de Inventário, no qual deverão constar registrados os estoques existentes no término de cada ano-calendário, caso seja contribuinte do ICMS;

III – Livro Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A, destinado à escrituração dos documentos fiscais relativos às entradas de mercadorias ou bens e às aquisições de serviços de transporte e de comunicação efetuadas a qualquer título pelo estabelecimento, caso seja contribuinte do ICMS;

IV – Livro Registro dos Serviços Prestados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços prestados sujeitos ao ISS, caso seja contribuinte do ISS;

V – Livro Registro de Serviços Tomados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços tomados sujeitos ao ISS; e

VI – Livro de Registro de Entrada e Saída de Selo de Controle, caso seja exigível pela legislação do IPI.

§ 1° Os livros discriminados neste artigo poderão ser dispensados, no todo ou em parte, pelo ente tributante da circunscrição fiscal do estabelecimento do contribuinte, respeitados os limites de suas respectivas competências. (Lei Complementar n° 123, de 2006,art. 26, § 4°)

§ 2° Além dos livros previstos no caput, serão utilizados, observado o disposto no art. 64: (Lei Complementar n° 123, de 2006, art. 26, §§ 4°, 4°-A, 4°-B, 4°-C, 10 e 11)

I – Livro Registro de Impressão de Documentos Fiscais, pelo estabelecimento gráfico para registro dos impressos que confeccionar para terceiros ou para uso próprio;

II – livros específicos pelos contribuintes que comercializem combustíveis; e

III – Livro Registro de Veículos, por todas as pessoas que interfiram habitualmente no processo de intermediação de veículos, inclusive como simples depositários ou expositores.

§ 3° A apresentação da escrituração contábil, em especial do Livro Diário e do Livro Razão, dispensa a apresentação do Livro Caixa. (Lei Complementar n° 123, de 2006, art. 2°, inciso I e § 6°)

§ 4° A ME ou a EPP que receber aporte de capital na forma prevista nos arts. 61-A a 61-D da Lei Complementar n° 123, de 2006, deverá manter Escrituração Contábil Digital (ECD) e ficará desobrigada de cumprir o disposto no inciso I do caput e no § 3°. (Lei Complementar n° 123, de 2006, art. 2°, inciso I e § 6°; art. 26, § 15; art. 27)

§ 5° O ente tributante que adote sistema eletrônico de emissão de documentos fiscais ou recepção eletrônica de informações poderá exigi-los de seus contribuintes optantes pelo Simples Nacional, observados os prazos e formas previstos nas respectivas legislações, ressalvado o disposto no art. 64. (Lei Complementar n° 123, de 2006, art. 2°, inciso I e § 6°; art. 26, §§ 4°, 4°-A, 4°-B,4°-C, 10 e 11)

§ 6° A ME ou a EPP optante pelo Simples Nacional fica obrigada ao cumprimento das obrigações acessórias previstas nos regimes especiais de controle fiscal, quando exigíveis pelo respectivo ente tributante, observado o disposto no art. 64. (Lei Complementar n° 123, de 2006, art. 2°, inciso I e § 6°; art. 26, §§ 4°, 4°-A, 4°-B, 4°-C, 10 e 11)

§ 7° O Livro Caixa deverá: (Lei Complementar n° 123, de 2006, art. 26, § 2°; Lei n° 10.406, de 10 de janeiro de 2002, art. 1.182)

I – conter termos de abertura e de encerramento e ser assinado pelo representante legal da empresa e, se houver na localidade, pelo responsável contábil legalmente habilitado; e

II – ser escriturado por estabelecimento.”

1. Livro Diário: O Livro Diário é obrigatório conforme previsto no artigo 1.180 do Código Civil (Lei n° 10.406/2002) e na Resolução CFC n° 1.330/2011.

Neste livro, os fatos contábeis devem ser lançados em ordem cronológica, com individualização, clareza e referência ao documento probante, todas as operações ocorridas, e quaisquer outros fatos que provoquem variações patrimoniais.

O Livro Diário poderá ser escriturado de forma resumida, por totais que não excedam ao período de um mês, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares para registro individualizado e conservados os documentos que permitam sua perfeita verificação. Neste caso, no transporte dos totais mensais dos livros auxiliares, para o Diário, deve ser feita referência às páginas em que as operações se encontram lançadas nos livros auxiliares devidamente registrados.

2. Razão: Este livro é obrigatório para a pessoa jurídica tributada com base no lucro real (RIR/99, artigo 259), que também podem enquadrar-se como ME ou EPP (nos casos já expostos), a qual deverá manter, em boa ordem e segundo as normas contábeis recomendadas, Livro Razão ou fichas utilizadas para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário, mantidas as demais exigências e condições previstas na legislação

3. Livros Auxiliares:

Os registros auxiliares, quando adotados, devem obedecer aos preceitos gerais da escrituração contábil.

Quando o Livro Diário e o Livro Razão forem gerados por processo que utilize fichas ou folhas soltas, deve ser adotado o registro “Balancetes Diários e Balanços”.

Caso a entidade adote processo eletrônico ou mecanizado para a sua escrituração contábil, os formulários de folhas soltas, devem ser numerados mecânica ou tipograficamente e encadernados em forma de livro.

FORMALIDADES DOS LIVROS CONTÁBEIS

1. Livros não digitais

Os livros contábeis obrigatórios, entre eles o Livro Diário e o Livro Razão, em forma não digital, devem revestir-se de formalidades extrínsecas, tais como:

a) serem encadernados;

b) terem suas folhas numeradas sequencialmente;

c) conterem termo de abertura e de encerramento assinados pelo titular ou representante legal da entidade e pelo profissional da contabilidade regularmente habilitado no Conselho Regional de Contabilidade.

2. Livros digitais

Os livros contábeis obrigatórios, entre eles o Livro Diário e o Livro Razão, em forma digital, devem revestir-se de formalidades extrínsecas, tais como:

a) serem assinados digitalmente pela entidade e pelo profissional da contabilidade regularmente habilitado;

b) quando exigível por legislação específica, serem autenticados no registro público ou entidade competente.

É permitido o uso de códigos e /ou abreviaturas, nos históricos dos lançamentos, desde que permanentes e uniformes, devendo constar o significado dos códigos e/ou abreviaturas no Livro Diário ou em registro especial revestido das formalidades extrínsecas de que tratam os itens “a” e “b”.

Nota 1: a escrituração contábil e a emissão de relatórios, peças, análises, demonstrativos e demonstrações contábeis são de atribuição e de responsabilidade exclusivas do profissional da contabilidade legalmente habilitado.

Nota 2: as demonstrações contábeis devem ser transcritas no Livro Diário, completando-se com as assinaturas do titular ou de representante legal da entidade e do profissional da contabilidade legalmente habilitado.

Nota 3: a entidade é responsável pelo registro público de livros contábeis em órgão competente e por averbações exigidas pela legislação de recuperação judicial, sendo atribuição do profissional de contabilidade a comunicação formal dessas exigências à entidade.

O reconhecimento contábil das despesas devem ser realizadas em ordem cronológica, com individualização, clareza e referência ao documento probante, todas as operações ocorridas, e quaisquer outros fatos que provoquem variações patrimoniais (art. 14 da Resolução CFC Nº 1.330/2011).

Documento hábil é aquele cuja sua idoneidade seja indiscutível, ou seja, é aquele que venha revestido das formalidades legais ou das condições legais para que se possa valer.

Documento Inidôneo é considerado inidôneo, não produzindo efeitos tributários em favor de terceiro interessado, o documento emitido por pessoa jurídica cuja inscrição no CNPJ tenha sido declarada inapta ou baixada.

Considera-se terceiro interessado, para esses fins, a pessoa física ou a entidade beneficiária do documento. (Instrução Normativa RFB nº 1.634/2016, art. 47, caput)

Portanto, desde que conste a despesas de vale refeição em um documento hábil e idôneo, a pessoa jurídica poderá reconhecer tal despesa.

A Receita Federal considera como documento para comprovação de receita/despesa a NF, o recibo ou documento equivalente. Não é de competência da Receita Federal analisar a obrigatoriedade, ou não, de emissão de nota fiscal nas operações do contribuinte. Lei 8.846/1994, artigo 1°;

Com isto, se uma pessoa jurídica não possui autorização para impressão de NF do Estado/Município, poderá confeccionar documento interno para comprovação das receitas auferidas.

A Resolução CFC 1330/2011, aprova a ITG 2000 referente a Documentação Contábil define que o documento contábil pode ser de origem interna quando gerada na própria Entidade, ou externa quando proveniente de terceiros (autorizado pelo Estado ou Município).

Neste caso, a empresa que auferir receita por venda/prestação de serviço deve verificar se está obrigado pelo Estado/Município de emitir NF, caso contrário poderá emitir documento interno.

Com isto, a empresa que adquire mercadoria ou contrata serviços pode contabilizar o custo/despesa com NF, recibo ou documento equivalente fornecido pelo fornecedor

Recibos ou cupons fiscais são documentos aceitos pela legislação do Imposto de Renda para comprovar as operações de empresas que estejam desobrigadas de emitir notas ou cupons fiscais pelas legislações do ISSQN, do ICMS, do IPI e do ECF. É necessário que os recibos e cupons fiscais gozem de indiscutível idoneidade e contenham os elementos definidores das operações a que se refiram.

Nota de débito não é considerada documento hábil, apenas um registro interno utilizado na rotina administrativa das empresas.
Base Legal: acima no texto.

Portanto os registros contábeis necessáriamente precisa de documentos hábeis e idôneos para se proceder com tais registros.